PERSONVERNERKLÆRING

Terra Life AS er et uavhengig selskap innen undervisning og utvikling av mennesker og organisasjoner. Vi tilbyr utviklingsprogrammer, trening, coaching, workshops, bistand til samlinger og andre utviklingsprosesser, enten på oppdrag fra oppdragsgivere eller i egen regi. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Terra Life behandler personopplysninger i forbindelse med våre tjenester og ved besøk på våre nettsider.

Personvern er en grunnleggende rettighet, og handler om retten til privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger. Personopplysninger defineres som opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en fysisk person, for eksempel navn, bostedsadresse og
e-postadresse. Behandling av personopplysninger omfatter blant annet innsamling, lagring, sammenstilling og utlevering. Personopplysninger er regulert i personopplysningsloven som etter lovendringen implementerer EUs personopplysningsdirektiv GDPR i norsk rett.
Loven stiller i tillegg krav til sikkerhet i behandlingen av personopplysninger, blant annet krav til konfidensialitet og integritet for opplysningene. Datatilsynet fører tilsyn med loven.

1.Behandlingsansvarlig

Ansvarlig for at personvernreglene blir fulgt, omtales i lovverket som den behandlingsansvarlige. Behandlingsansvarlig er definert i loven som den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal benyttes. I Terra Life er dette styreleder Lars-Hilmar Steinberg, e-post

2. Hvilke behandlinger av personopplysninger foretar Terra Life

Terra Life behandler personopplysninger når vi mottar kontaktinformasjon hos kunder og leverandører og når du besøker våre nettsider. Når du er kunde hos oss, lagrer vi din kontaktinformasjon (navn, postadresse, telefonnummer og e-postadresse).Vi garanterer konfidensialitet for alle kunders opplysninger, bortsett fra i de tilfeller hvor kundene selv tydelig og aktivt velger å ikke være anonym. Hvis en kunde mener at vi har håndtert personopplysningene i strid med reglene, kan kunden klage til Datatilsynet.

2.1 Personaladministrasjon

Terra Life AS behandler personopplysninger som en del av personaladministrasjon. De personopplysninger som behandles, er hovedsakelig personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, utdanning, stillingsnivå og opplysninger om pårørende. Terra Life har protokoll over behandlingsaktiviteter, jf. artikkel 30 i GDPR.
Det rettslige grunnlaget for behandlinger er personvernforordningens artikkel 6, første ledd bokstav f.
Personopplysninger tilknyttet personaladministrasjon blir oppbevart så lenge vedkommende er ansatt i Terra Life. Personopplysninger om søkere til stillinger blir slettet etter at rekrutteringsprosessen er avsluttet. Hvis vi ønsker å beholde søkerens CV for senere rekruttering, vil vi innhente skriftlig samtykke til dette, som angitt i personvernforordningens artikkel 6, første ledd bokstav a).

Terra Life benytter e-post og telefon som en del av den daglige driften. Terra Life sine medarbeidere benytter e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert halvår gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer etter gjeldende regelverk. Terra Life sin styreleder og ansatte har en oversikt over de siste anropene på sine telefoner.

2.2 Nettbasert behandling av personopplysninger

Drifts- og vedlikeholdstjenester av Terra Life AS sine nettsider leveres eksternt av One.Com, Drottninggatan 29, 104 20 Stockholm, Sverige, med klagemulighet til det svenske Datatilsynet. Personvernerklæringen til One.Com finner du på:

https://www.one.com/no/om-oss/personvernerklaering

Terra Life er opptatt av at våre nettsider er tilgjengelige for allmennheten på en så pålitelig måte som mulig. Data som blir samlet inn på våre nettsider blir lagret på serverne til vårt hostingselskap. Dette kan omfatte IP-adresser, kontaktformular, meta- og kommunikasjonsdata, avtaledata, kontaktdata, navn, websidebesøk og andre data som blir generert via nettsidene. Målet med den eksterne hostingen er å gjøre våre tjenester tilgjengelige ved hjelp av en profesjonell aktør og til å oppfylle våre forpliktelser overfor våre kunder og gjeldende lovverk. Dersom dette omfatter bruk av Cookies og tilgang til informasjon på brukernes enheter skjer dette kun etter brukernes samtykke. Dette samtykket kan trekkes tilbake når som helst. Vår(e) host(er) kommer til å bearbeide dine data kun i det omfanget som er nødvendig for hosten(e)s ytelsesforpliktelser, ut fra våre direktiver vedrørende disse data og ut fra gjeldende lovverk.

2.3 Kontaktformular

Når du sender oss en forespørsel via vårt kontaktformular, blir dine innsendte data inklusive dine kontaktdata lagret hos oss for å kunne bearbeide og svare på din henvendelse. Disse data deler vi ikke med andre uten ditt samtykke.
Lagring og bearbeidelse av data som du deler med oss skjer på grunnlag av eksisterende GDPR-lovverk. Denne bearbeidelsen skjer ut fra en berettiget interesse som vi har i å kunne svare på din henvendelse på en effektiv måte, eller på grunnlag av ditt samtykke. Dette samtykket kan du trekke tilbake når som helst.
Disse kontaktdata forblir hos oss inntil du oppfordrer oss til å slette de, trekker tilbake ditt samtykke, eller formålet for lagringen faller bort, for eksempel ved at henvendelsen er ferdig bearbeidet. Lovens bestemmelser, blant annet om oppbevaringsfrister for data, overholdes.

2.4 Audio- og videokonferanser

Til kommunikasjonen med våre kunder bruker vi blant annet nettbaserte konferansetools. Når du kommuniserer med oss via audio- eller videokonferanser, deles dine data (e-post, telefonnumer) med leverandøren av konferansetjenesten. I tillegg bearbeider og lagrer vi data om konferansens start- og slutttidspunkt, deltakerantallet og andre meta-data innenfor konferansens kontekst. I tillegg bearbeider leverandøren samtlige data som er nødvendige for å kunne gjennomføre konferansen. Dette omfatter spesielt IP-adresser, MAC-adresser, hardware-IDs, hardware typer, typer operativsystemer og versjon, klientversjon, type kamera, høyttaler og mikrofon og kvaliteten på forbindelsen. Dersom innhold blir utvekslet, lastet opp eller på andre måter gjort disponibelt, blir disse lagret på serverne til leverandøren. Dette omfatter spesielt cloud-opptak, chat- og direktemeldinger, voicemails, opplastete dokumenter, fotografier, videoer, whiteboards og annet innhold som blir delt under bruken av tjenesten.
Vær oppmerksom på at vi ikke i fullt omfang har innflytelse på datahåndteringen til de benyttete tjenestene. Vi bruker Zoom som vår konferanse-tjeneste. Leverandøren er
Zoom Communications Inc. San Jose
55 Almaden Boulevard, 6th Floor,
San Jose, CA 95113, USA.
Mer informasjon om hvordan leverandøren håndterer dine data framgår av dens personvernerklæring: https://zoom.us/de-de/privacy.html
Dataoverføringen til USA støttes av EU sitt standardavtaleverk. Detaljer finner du her: https://zoom.us/de-de/privacy.html

3 Lagring og datasikkerhet

Terra Life oppbevarer personopplysningene kun så lenge det er nødvendig ut fra formål, eller for å oppfylle bestemte lovkrav. Dette innebærer at lagringstiden for ulike typer opplysninger vil kunne variere. Vi lagrer personopplysninger om kunder i henhold til den gjeldende personvernlovgivning.
Dersom du henvender deg til oss med en berettiget anmodning om å slette dine data eller trekker tilbake ditt samtykke, blir dine data slettet, dersom vi ikke har andre andre lovmessige grunner til å lagre dine persondata (for eksempel skatterettslige eller regnskapsmessige frister). I sist nevnte tilfellet blir dine data slettet når grunnen for lagringen har falt bort.

3.1 Regnskapsopplysninger

Bokføringsloven gjør at fakturaopplysninger må lagres i minst 5 år.

3.2 Kontaktopplysninger og kundeopplysninger

Vi har behov for å lagre kontaktopplysninger så lenge du er kunde hos oss (og en viss periode etter, dette blant annet for å kunne yte deg best mulig service dersom du velger å komme tilbake til oss), mens vi for andre typer opplysninger (for eksempel e-poster) kan ha et kortere lagringsbehov.
Under arbeid med tilbud og prosjekter, lagres personopplysninger i mapper under de aktuelle prosjektene. Det er kun de som jobber med det enkelte prosjekt, som har tilgang til opplysninger om enkeltpersoner.

4 Rettigheter

Terra Life sin behandling av personopplysninger er regulert av personopplysningsloven og ajourført i henhold til lovendringen som implementerer GDPR. Enhver som ber om det, har krav på å få vite hvilke opplysninger Terra Life har om den enkelte og hva slags behandling av personopplysninger Terra Life foretar, samt grunnleggende informasjon om disse behandlingene. I den grad vi foretar automatiske behandlinger av personopplysninger, omfatter innsynskravet informasjon om hva slik automatisk behandling går ut på.
De som er registrert i Terra Life sine systemer, har rett på innsyn i egne opplysninger, og rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller mangelfulle opplysninger blir rettet, slettet eller supplert.

5 Kontaktinformasjon

For spørsmål som gjelder personvernerklæringen eller bruk av personlig informasjon, informasjonskapsler eller lignende teknologi, kan du kontakte oss på e-postadressen . Du kan også benytte følgende kontaktopplysninger:

Terra Life AS
Ullerhaugen 19
NO-2100 Skarnes
Norway

Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert 3. august 2023